Công văn phúc đáp là một văn bản thường gặp tại các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Luật Đại Bàng tìm hiểu chi tiết hơn về những điểm nổi bật, phạm vi áp dụng, hướng dẫn cách soạn thảo cũng như giới thiệu các mẫu công văn thông dụng hiện nay.
Tìm hiểu tổng quan về công văn phúc đáp
Công văn phúc đáp là một văn bản được các cá nhân và tổ chức được sử dụng để trả lời một hoặc một số câu hỏi mà đối tượng có thẩm quyền đưa ra cho chủ thể làm công văn, hoặc cũng có thể là một văn bản trả lời khi nhận được văn bản khác từ phía cá nhân và tổ chức khác.
Công văn này không bắt buộc cho các đơn vị, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp ban hành mà có thể do cá nhân nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức và doanh nghiệp đặt ra quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.
Công văn có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Với mỗi lĩnh vực, nó sẽ được soạn thảo có nội dung sao cho phù hợp với các mục đích khác nhau. Với cơ quan Nhà nước, công văn sẽ được coi là một trong các loại phương tiện giao tiếp chính thức giữa cấp trên, cấp dưới và với công dân.
Những đặc điểm nổi bật của công văn
Công văn này thực chất không phải là một văn bản quy phạm pháp luật. Chính vì vậy, trình tự và thủ tục ban hành đối với khá đơn giản, nhanh chóng và phù hợp với các trường hợp cần giải quyết các công việc khẩn cấp.
Công văn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,… nên nó cũng có nhiều mẫu khác nhau để có thể phù hợp với mục đích của đối tượng chủ thể ban hành.
Trên công văn không có hiệu lực thi hành nên nó sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong và giải quyết thành công các công việc trên thực tế được nêu trong công văn.
Ngoài ra, công văn không được áp dụng rộng rãi mà chỉ được sử dụng cho chủ thể đó và công việc đó. Đặc biệt là đối với công văn có nội dung hướng dẫn, nếu có sự việc tương tự muốn được giải quyết thì chủ thể sẽ có trách nhiệm xin hướng dẫn từ đầu.
Phạm vi của công văn là gì?
Công văn này không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên nó không có hiệu lực đối với tất mọi người, tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị. Công văn này chỉ có giá trị hiệu lực và áp áp dụng đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhận công văn.
Những chủ thể đó sẽ có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu, nội dung công văn đưa ra và trả lời cho chủ thể ban hành công văn về việc đã nhận được công văn hoặc nội dung công văn yêu cầu, nếu có công văn yêu cầu, xin ý kiến, đề nghị hoặc kết quả của việc thực hiện công văn đó.
Công văn này là loại văn bản không ghi rõ thời hạn hiệu lực và thời điểm hết hiệu lực của văn bản giống như các văn bản hành chính thông thường. Thời điểm hết hiệu lực của nó là khi nội dung công việc, sự kiện trong công văn đã hoàn thành hoặc có công văn mới thay thế.
Hướng dẫn cách soạn thảo công văn phúc đáp chính xác
Những yêu cầu chung
- Câu chữ ngắn gọn, súc tích và phải bám sát vấn đề chính.
- Văn phong nghiêm túc, lịch sự và cần có tính thuyết phục cao
- Mỗi công văn cần chứa một chủ đề duy nhất và rõ ràng.
- Tuân thủ theo đúng thể thức được quy định theo pháp luật.
Yêu cầu về hình thức của công văn
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức của công văn này như sau: Quốc hiệu, Tiêu ngữ; Tên của cơ quan, tổ chức ban hành Công văn; Số và ký hiệu Công văn; Địa danh và thời gian ban hành Công văn; Tên loại và trích yếu nội dung Công văn; Nội dung của Công văn; Chức vụ, họ tên, chữ ký của cán bộ có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan và tổ chức; Nơi nhận.
Công văn có hình thức tương đối đơn giản và tùy thuộc vào vấn đề cần phúc đáp nên nội dung có thể ngắn gọn như sau:
- Phần mở đầu: Chỉ cần viết ngắn gọn, đưa vào một câu thông tin dẫn dắt để nêu ra mục đích của việc làm công văn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng mẫu công văn trả lời cho công văn số,… ngày,…tháng,… năm,… về việc,…. (nêu mục đích).
- Phần nội dung: Đưa ra được câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi, yêu cầu từ phía đơn vị, tổ chức hay cá nhân. Chỉ phúc đáp để trả lời cho duy nhất một vấn đề và câu trả lời đưa ra phải dứt khoát, rõ ràng. Cần sử dụng ngôn từ súc tích, ngắn gọn và có sự bám sát vào chủ đề, luôn đảm bảo toàn bộ nội dung phúc đáp trình bày súc tích để người tiếp nhận hiểu được ngay vấn đề mà không còn thắc mắc gì thêm.
- Ở phần kết: Kết thúc một cách lịch sự, cần thể hiện những nội dung như sau: Lời đề nghị bên nhận phúc đáp nếu còn điều gì chưa sáng tỏ thì sẽ tiếp tục phản hồi lại cho cơ quan, lời cảm ơn và chữ ký cùng dấu xác nhận của cơ quan.
Một số mẫu công văn phúc đáp mới nhất hiện nay
Dưới đây là 2 mẫu công văn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
Mẫu công văn đối với UBND
Mẫu công văn dành cho doanh nghiệp
Lời kết
Bài viết trên đây của Luật Đại Bàng đã giới thiệu đến bạn công văn phúc đáp là gì cùng các mẫu công văn được áp dụng phổ biến hiện nay. Nếu bạn còn bất cứ vướng mắc nào về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý nào khác cần được tư vấn Pháp Luật, hãy liên hệ đến trang web luatdaibang.net để nhận được sự giải đáp nhanh chóng và kịp thời.
Hoàng Văn Minh nổi tiếng với phong cách làm việc chuyên nghiệp, tận tâm, và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu. Với phương châm “Công lý và sự minh bạch” ông Minh không chỉ là một luật sư giỏi mà còn là một người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình bảo vệ quyền lợi pháp lý của mỗi người. Trang web Luật Đại Bàng do ông điều hành đã trở thành một địa chỉ tin cậy cho nhiều người tìm kiếm sự trợ giúp và tư vấn pháp lý. Hoàng Văn Minh cam kết tiếp tục đồng hành và hỗ trợ cộng đồng bằng kiến thức và sự hiểu biết của mình, góp phần xây dựng một xã hội công bằng và văn minh hơn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://luatdaibang.net
- Email: ceohoangvanminh@gmail.com
- Địa chỉ: 292 Đ. Nguyễn Xí, Phường 13, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh, Việt Nam