Công Văn Là Gì? Quy Định Soạn Thảo Công Văn Như Thế Nào?

Công văn thường được sử dụng trong cơ quan nhà nước, tổ chức và doanh nghiệp. Vậy bạn có biết rõ khái niệm công văn là gì, các quy định về việc soạn thảo công văn ra sao? Trong bài viết sau đây, cùng luatdaibang.net khám phá về loại văn bản này.

Công văn là gì? 

Công văn là một loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Là công cụ giao tiếp một cách chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Việc soạn thảo, ban hành, sử dụng hoặc lưu trữ công văn cần tuân thủ những quy định tại Thông tư, Nghị định dưới đây:

• Nghị định số 30/2020 được ban hành ngày 05-03-2020 của Chính phủ về hoạt động liên quan tới công tác văn thư. 
• Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 về bộ mã ký tự tiếng Việt 16-Bit. 

Ngoài ra doanh nghiệp, tổ chức xã hội cũng cần soạn thảo và sử dụng công văn trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện nhiệm vụ và chức năng của mình. Công văn thường có hiệu lực ngay từ ngày ký và sẽ chấm dứt hiệu lực sau khi được thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế. 

Tổng hợp có những loại công văn nào?

Hiện nay có một số loại công văn phổ biến như sau:

Công văn chỉ đạo

Là công văn do cấp trên ban hành, để chỉ đạo cấp dưới thực hiện vấn đề cấp bách nào đó.

Công văn đề nghị, yêu cầu

Công văn do cấp trên ban hành để chấn chỉnh, nhắc nhở cấp dưới thực hiện hoạt động, công việc đã được yêu cầu trước đó.

Công văn hướng dẫn

Trong phạm vi chức năng của mình, cơ quan nhà nước có thể dùng công văn để hướng dẫn về nghiệp vụ, chuyên môn đối với cấp dưới để tạo ra sự thống nhất trong áp dụng pháp luật.

Nó thường được sử dụng khi cơ quan cấp dưới hỏi về vấn đề cụ thể phát sinh trong thực tế. Tuy nhiên cũng có thể do cấp trên chủ động ban hành, khi nhận thấy một việc nhất định đã có quy định pháp luật, nhưng còn có các điểm chưa rõ, tạo ra cách hiểu khác nhau.

Công văn phúc đáp

Thường được sử dụng để trả lời về vấn đề mà đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc quyền hạn, thẩm quyền, nhiệm vụ của mình.

Công văn đôn đốc

Loại công văn này thường được dùng để nhắc nhở cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện hoạt động cụ thể. Là biện pháp giúp cơ quan nhà nước chỉ đạo, phối hợp, điều hòa, bảo đảm được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa nhiều đối tượng có liên quan trong các hoạt động đó.

Công văn xin ý kiến

Là Công văn của cấp dưới gửi lên cho cấp trên, yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện những công việc nhất định.

Công văn giải thích

Dùng để cụ thể hóa nội dung của những văn bản khác, về việc thực hiện công việc nào đó mà tổ chức, cá nhân chưa hiểu hoặc chưa rõ. 

Quy định chung về soạn thảo công văn là gì? 

Trong Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau: Thể thức văn bản là tập hợp thành phần cấu thành văn bản, gồm có những thành phần chính áp dụng đối với mọi loại văn bản, thành phần bổ sung trong trường hợp cụ thể hoặc đối với một vài loại văn bản nhất định.

Thể thức văn bản hành chính (công văn)

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2. Tên của tổ chức, cơ quan ban hành ra văn bản.
3. Số ký hiệu của văn bản.
4. Địa điểm, thời gian ban hành văn bản. 
5. Tên loại cùng trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Chức vụ, họ tên cùng với chữ ký của người có thẩm quyền.
8. Đóng dấu, chữ ký số của tổ chức, cơ quan. 
9. Nơi nhận.

Văn bản bổ sung thành phần khác

10. Phụ lục.
11. Dấu chỉ mức độ khẩn, độ mật, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
12. Ký hiệu người soạn thảo văn bản, số lượng của bản phát hành. 
13. Địa chỉ tổ chức, cơ quan, email điện tử, trang thông tin điện tử, SĐT, Fax.

Lưu ý:

• Ký hiệu Công văn gồm chữ viết tắt tên tổ chức, cơ quan hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
• Trích yếu nội dung của Công văn: được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12 – 13, đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản.
• Nơi nhận Công văn:

• Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết các công việc
• Phần “Nơi nhận” phía dưới là “Như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân liên quan khác được nhận văn bản. 

Hình thức trình bày công văn là gì?

Tiêu chuẩn soạn thảo công văn như sau:

• Nghị định 30/2020 yêu cầu cần phải ghi rõ tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên tổ chức, cơ quan ban hành công văn.
• Bắt buộc dùng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, màu đen, bộ mã ký tự Unicode, theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 
• Trình bày trên giấy A4, theo chiều dài của giấy. Có thể trình bày theo chiều rộng của giấy trường hợp văn bản có bảng, biểu, tuy nhiên không được làm thành phụ lục riêng.
• Tiến hành đánh số trang công văn bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 1, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng và canh giữa.

Ngoài ra khi làm văn bản công văn, người soạn thảo cần chú ý:

• Chứa một chủ đề rõ ràng và duy nhất.
• Câu chữ súc tích, ngắn gọn, tập trung bám sát vào vấn đề chính.
• Văn phong nghiêm túc, lịch sự, phù hợp và có tính thuyết phục cao.
• Tuân thủ đúng theo thể thức văn bản công văn đã được pháp luật quy định.

Kết luận 

Trên đây là thông tin giải đáp về công văn là gì cùng những thông tin quan trọng có liên quan. Hãy truy cập vào web luatdaibang.net của Luật Đại Bàng, để xem thêm nhiều tin tức hữu ích khác về tư vấn pháp luật, thuế,… mỗi ngày.