Thủ Tục Làm Giấy Khai Sinh Mới Nhất – Hồ Sơ Gồm Những Gì?

Mỗi đứa trẻ sinh ra đều cần được đăng ký khai sinh để có giấy khai sinh theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đây là một loại giấy tờ pháp lý vô cùng quan trọng giúp xác nhận danh tính và sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính về sau này. Vậy giấy khai sinh là gì, thủ tục làm giấy khai sinh ra sao? Những thông tin này sẽ được Luật Đại Bàng giải thích trong bài viết dưới đây!

Giấy khai sinh là gì?

Theo quy định của Luật Hộ tịch 2014, giấy khai sinh là văn bản chính thức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho một cá nhân khi được đăng ký khai sinh và là giấy tờ đầu tiên ghi nhận sự hiện diện của một người trước pháp luật.

Nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin về cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch 2014 như sau:

• Thông tin của người được đăng ký khai sinh sẽ bao gồm Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;
• Thông tin cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
• Số định danh cá nhân người được đăng ký khai sinh.

Giá trị pháp lý của giấy khai sinh quan trọng thế nào?

Giấy khai sinh không chỉ là giấy tờ đầu tiên trong đời, mà còn có giá trị pháp lý và là cơ sở để xác định danh tính, nguồn gốc và các mối quan hệ gia đình của mỗi người. Giấy khai sinh được sử dụng trong nhiều trường hợp như:

• Làm hộ chiếu cho trẻ em
• Nhập học, chuyển trường
• Làm thủ tục bay cho trẻ nhỏ
• Xác nhận quyền nuôi con
• Đăng ký thường trú
• Đăng ký bảo hiểm y tế
• Đăng ký kết hôn, đăng ký ly hôn, chuyển đổi giới tính
• Thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, dân tộc,…
• Nhận cha, mẹ, con hoặc làm giấy khai tử khi cần thiết

Thời hạn đăng ký khai sinh cho trẻ trong vòng 60 ngày kể từ ngày bé chào đời. Nếu quá thời hạn này mà chưa thực hiện, người có trách nhiệm có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ làm giấy khai sinh sẽ gồm những gì?

Tùy vào Giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài hay không mà bộ hồ sơ sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

Hồ sơ trường hợp không có yếu tố nước ngoài

Giấy tờ cần xuất trình:

• CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc giấy tờ có ảnh và thông tin cá nhân còn hiệu lực của người đi làm khai sinh.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người đi đăng ký, để xác định đúng nơi có thẩm quyền làm giấy khai sinh.
• Nếu cha mẹ đã kết hôn thì cần mang theo Giấy chứng nhận kết hôn.

Giấy tờ cần nộp:

• Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu tại Thông tư 04/2020/TT-BTP).
• Giấy chứng sinh. Trường hợp không có giấy chứng sinh: có thể nộp giấy xác nhận của người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh con nếu không có người làm chứng.

Hồ sơ trường hợp có yếu tố nước ngoài

Giấy tờ cần xuất trình:

• CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đi đăng ký khai sinh.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú tại Việt Nam của người đăng ký.
• Giấy chứng nhận kết hôn nếu cha mẹ đã đăng ký kết hôn.
• Trường hợp trẻ sinh ở nước ngoài, cần xuất trình:

Giấy tờ chứng minh trẻ đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (hộ chiếu có dấu nhập cảnh, giấy tờ đi lại quốc tế,…)

Giấy tờ cần nộp:

• Tờ khai đăng ký khai sinh (theo mẫu Thông tư 04/2020/TT-BTP)
• Giấy chứng sinh. Nếu không có giấy chứng sinh thì nộp xác nhận của người làm chứng hoặc giấy cam đoan. Nếu trẻ sinh ở nước ngoài thì nộp giấy chứng sinh hoặc tài liệu xác nhận của cơ quan nước ngoài về việc sinh con và quan hệ mẹ – con (nếu có).
• Nếu cha hoặc mẹ là người nước ngoài, cần có: Văn bản thỏa thuận về việc chọn quốc tịch cho con. Nếu chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì phải có thêm xác nhận từ cơ quan nước ngoài rằng trẻ được công nhận mang quốc tịch đó.

Hướng dẫn thủ tục làm giấy khai sinh cho con chi tiết

Thủ tục đăng ký giấy khai sinh cho con có thể thực hiện theo hai cách: trực tiếp hoặc trực tuyến. Bạn có thể chọn hình thức phù hợp với nhu cầu và điều kiện của mình.

Thủ tục làm giấy khai sinh đăng ký trực tiếp

Theo hướng dẫn tại Quyết định số 1872/QĐ-BTP về việc đăng ký giấy khai sinh cho trẻ, cha mẹ hoặc người giám hộ có thể đăng ký giấy khai sinh cho con trực tiếp tại UBND xã theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký giấy khai sinh gồm:

• Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP (có thể tải file doc để điền sẵn);
• Giấy chứng sinh bản gốc hoặc văn bản xác nhận của người làm chứng về việc sinh, hoặc văn bản ủy quyền của cha mẹ (nếu người đăng ký không phải cha mẹ).

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại UBND xã (hoặc cấp huyện) nơi cha hoặc mẹ của trẻ cư trú. Khi đi làm thủ tục, phụ huynh cần mang theo giấy tờ tùy thân như thẻ CCCD/CMND, hộ chiếu hoặc giấy tờ cá nhân có ảnh.

Bước 2: Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong tờ khai với các giấy tờ kèm theo.

Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ Tư pháp sẽ báo cáo Chủ tịch UBND xã, ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cấp mã số định danh cá nhân và giấy khai sinh bản gốc cho người đăng ký.

Thời gian xử lý hồ sơ thường trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp.

Về lệ phí, việc đăng ký khai sinh đúng hạn sẽ được miễn phí. Trường hợp đăng ký muộn hoặc đăng ký cho người đã có hồ sơ trước đó sẽ phải đóng phí từ 5.000 đến 50.000 đồng tùy quy định của UBND xã hoặc huyện.

Thủ tục làm giấy khai sinh hình thức trực tuyến

Ngoài cách trên, bạn có thể làm thủ tục đăng ký giấy khai sinh online cho con theo hình thức trực tuyến như sau:

• Hãy truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh, sau đó đăng nhập vào hệ thống và chọn UBND xã nơi có thẩm quyền giải quyết.

• Tiếp theo, bạn điền đầy đủ thông tin theo mẫu điện tử, tải lên các giấy tờ cần thiết rồi thanh toán phí hoặc lệ phí qua hình thức trực tuyến hoặc cách khác.

Thời gian xử lý hồ sơ sẽ là trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi cơ quan nhận được hồ sơ hợp lệ của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể làm thủ tục liên thông để đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và bảo hiểm y tế cho trẻ cùng lúc. Cách này rất tiện lợi giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi làm các giấy tờ cho con.

Bạn chỉ cần khai đầy đủ thông tin người đăng ký, thông tin khai sinh, đăng ký thường trú và bảo hiểm y tế trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cấp tỉnh, đính kèm hồ sơ cần thiết và chọn cách nhận kết quả phù hợp.

Thời gian xử lý hồ sơ liên thông sẽ là trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Năm 2025, đăng ký Giấy khai sinh ở đâu?

Người có trách nhiệm đăng ký giấy khai sinh cho trẻ như cha mẹ, ông bà, người thân hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ, sẽ làm thủ tục tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ trẻ cư trú (theo Điều 13 Luật Hộ tịch 2014).

Nơi cư trú của công dân gồm nơi thường trú hoặc nơi tạm trú (Theo Điều 11 Luật Cư trú 2020). Trong trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú thì nơi cư trú sẽ được tính là nơi ở hiện tại theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú 2020.

Nếu trẻ có yếu tố nước ngoài, việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại UBND cấp huyện nơi cha hoặc mẹ cư trú (theo khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014). Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thuộc các trường hợp như sau:

• Thuộc trường hợp có cha hoặc mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch.
• Trẻ sinh ra tại Việt Nam nhưng cả cha và mẹ đều là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch.

Nếu trẻ sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới, còn người kia là công dân nước láng giềng cũng cư trú ở khu vực biên giới, thì việc đăng ký giấy khai sinh sẽ được thực hiện tại UBND cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú, tiếp giáp với địa bàn hành chính của người kia (theo điểm d khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

Trường hợp trẻ là công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài, việc đăng ký giấy khai sinh sẽ được thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (theo khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP).

Việc làm giấy khai sinh là bước quan trọng để bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho trẻ ngay từ khi mới chào đời. Hiểu rõ thủ tục làm giấy khai sinh và hồ sơ cần chuẩn bị sẽ giúp bạn hoàn thành việc đăng ký nhanh chóng và đúng quy định. Nếu bạn gặp khó khăn về thủ tục giấy tờ pháp lý, tư vấn hôn nhân gia đình thì đừng ngần ngại liên hệ Luật Đại Bàng để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác!