Giấy Báo Tử – Quy Trình, Thủ Tục Và Những Điều Cần Nắm Rõ

Giấy báo tử là một loại giấy tờ đặc biệt, đánh dấu sự mất mát của 1 cá nhân và là yếu tố pháp lý quan trọng. Giấy hỗ trợ xác nhận về mặt pháp luật và là cơ sở để nhân thân thực hiện các thủ tục khác cho người đã mất. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được rõ về quy định, trình tự và hồ sơ cần chuẩn bị để có thể được cấp giấy báo tử. Cùng Luật Đại Bàng giúp mọi người tìm hiểu đầy đủ và chi tiết về loại giấy tờ này theo quy định của pháp luật nhé.

Giấy báo tử là gì?

Giấy báo tử là văn bản hành chính được cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận một cá nhân đã qua đời. Giấy này xác nhận thông tin về người mất, thời điểm mất theo yêu cầu của thân nhân và được cấp bởi uy ban nhân dân cấp xã, phường hoặc các cơ quan quân đội.

Ngoài ý nghĩa trên, giấy báo tử còn giúp cho nhân thân hoàn tất những thủ tục liên quan như:

• Đăng ký khai tử tại các cơ quan hộ tịch
• Yêu cầu thanh toán bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm xã hội một lần
• Thực hiện thủ tục thừa kế, chuyển nhượng tài sản

Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy báo tử

Theo luật hộ tịch 2014 và Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc cấp giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế giấy báo tử được giao cho cơ quan có thẩm quyền. Tùy thuộc vào nguyên nhân, hoàn cảnh và địa điểm xảy ra tử vong thì sẽ xin giấy ở các cơ quan phù hợp. Cụ thể:

• Thủ trưởng sở y tế: Khi một người chết tại bệnh viện, phòng khám, cơ sở y tế, thủ trưởng sẽ có trách nhiệm cấp giấy báo tử.
• Chủ tịch hội đồng thi hành án tử hình: Đối với những người chết do thi hành án tử hình thì chủ tịch hội đồng thi hành án sẽ cấp văn bản xác nhận thi hành án. Văn bản này sẽ có giá trị thay thế giấy báo tử trong việc hoàn tất hồ sơ pháp lý.
• Tòa án: Trong trường hợp không xác định thi thể của người mất nhưng được tòa án xác nhận đã chết thì văn bản của tòa án sẽ thay thế giấy báo tử. Trường hợp này áp dụng với các tình huống mất tích kéo dài, thảm họa thiên tại, không tìm thấy thi thể.
• Cơ quan công an, cơ quan giám định pháp y: Khi một người chết khi tham gia giao thông, tai nạn, bị giết, chết đột ngột, cơ quan công an hoặc bộ phận giám định sẽ cấp văn bản xác nhận hoặc kết quả giám định.
• Đơn vị quân đội: Nếu người chết là quân nhân tại ngũ, công chức quốc phòng, quân nhân dự bị trong thời gian huấn luyện, thủ trưởng đơn vị quân đội trực tiếp quản lý sẽ cấp giấy báo tử.
• Cơ quan quản lý giam giữ: Đối với những ai chết trong trại giam, trại tạm giam thì thủ trưởng cơ quan quản lý sẽ cấp giấy báo tử.
• Cơ sở giáo dục, trường giáo dục thuộc ngành Công An: nếu người chết đang chấp hành quyết định tại cơ sở giáo dục hoặc trại giáo dưỡng, thủ trưởng của đơn vị này sẽ cấp giấy báo tử.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Trường hợp người chết không thuộc các nhóm nêu trên thì UBND cấp xã sẽ cấp giấy báo tử.

Mẫu giấy báo tử mới nhất theo quy định hiện hành

Căn cứ theo phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 25/2016/TT-BYT quy định về mẫu giấy báo tử như sau:

Cách điền mẫu báo tử này sẽ như sau:

• (1): Ghi rõ tên cơ quan tại nơi cấp giấy báo tử
• (2): Địa chỉ của cơ quan ký giấy, ghi theo nơi đăng ký thường trú
• (3): Điền họ và tên của người tử vong bằng chữ in hoa, có dấu.
• (4): Điền vào ngày tháng năm sinh của người tử vong theo đúng giấy khai sinh
• (5): Ghi giới tính của người tử vong
• (6): Điền tên dân tộc của người tử vong
• (7): Ghi rõ quốc tịch của người đã mất
• (8): Trường hợp tử vong đang có hồ sơ tạm trú tại địa bàn khác thì sẽ ghi là tạm trú.
• (9): Ghi mã số định danh (nếu có)
• (10): Ghi thông tin tùy thân (CCCD, hộ chiếu,…) hợp lệ
• (11): Ghi thời gian tử vong (giờ, phút, ngày tháng năm) theo lịch dương bằng số và chữ. Nếu không rõ về giờ, phút tử vong thì có thể bỏ trống ô này.
• (12): Ghi rõ nguyên nhân gây ra tử vong, với những trường hợp chưa xác định được thì ghi “Không rõ”
• (13): Ghi rõ về họ tên, chức vụ của người xác nhận giấy báo tử.

Quy trình xin cấp giấy báo tử chuẩn quy định

Theo Luật Hộ tịch 2014, nghị định 123/2015/NĐ-CP, thủ tục xin giấy chứng tử gồm các bước sau:

Chuẩn bị hồ sơ

Để có thể thực hiện quy trình này thì bạn cần phải chuẩn bị các hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký khai tử
• Giấy báo tử hoặc các giấy tờ thay thế được cấp do các cơ quan có thẩm quyền.
• Nếu ủy quyền cho người khác làm thủ tục thì cần có văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Mang theo giấy tờ tùy thân trong quá trình nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ

Tiến hành nộp hồ sơ làm giấy báo tử tại ủy ban nhân dân cấp xã nếu người mất là công dân của Việt Nam đang cư trú trong nước. Với những người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam thì cần nộp ở các cơ quan cấp cao hơn.

Tiếp nhận, xử lý hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận sẽ tiến hành đối chiếu, kiểm tra hồ sơ của mọi người về việc xin giấy báo tử. Nếu đầy đủ và hợp lệ, sẽ cấp giấy tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả cuối cùng. Trường hợp thiếu hoặc chưa đúng theo quy định, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung. Sau thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ thì mọi người sẽ nhận được kết quả.

Những thắc mắc xung quanh việc xin giấy báo tử

Dưới đây là những thắc mắc phổ biến xoay quanh việc xin giấy báo tử được chúng tôi tổng hợp:

Không làm giấy chứng tử có được không?

Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục sẽ mang ý nghĩa về mặt pháp lý và ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ liên quan đến người thân. Theo khoản 1 Điều 33 Luật Hộ tịch 2014, khi có người chết, người thân thích phải thực hiện thủ tục khai tử trong vòng 15 ngày.

Như vậy, pháp luật đã đặt ra thời gian cụ thể và xác định rõ về chủ thể có trách nhiệm thủ tục làm giấy báo tử bao gồm:

• Vợ/Chồng
• Con
• Cha, mẹ ruột/cha, mẹ nuôi
• Người thân thích

Không làm giấy báo tử có bị phạt hay không?

Với những trường hợp chậm trễ thời hạn khai báo 15 ngày nhưng không có ý định trục lợi thì không xử phạt hành chính cho hành vi này. Trường hợp cố tình không làm với mục đích trục lợi thì bị phạt tiền từ 10 triệu – 20 triệu đồng. Điều này được quy định tại Điểm c khoản 3 Điều 41 Nghị định 82/2020/NĐ-CP với hành vi cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật hoặc cố tình không làm giấy khai tử.

Người mất với thời gian lâu rồi có làm giấy chứng tử được không?

Hiện nay, Luật Hộ tịch không giới hạn về thời gian tối đa để có thể đăng ký khai tử. Điều này có nghĩa là dù người đã mất nhiều năm vẫn có thể làm thủ tục khai tử, tuy nhiên cần có giấy tờ chứng minh rõ ràng. 

Theo điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP, trong trường hợp không có giấy báo tử thì người đăng ký khai tử có thể dùng các giấy tờ khác được cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh tử vong:

• Văn bản xác nhận từ UBND xã
• Biên bản xác nhận từ cơ quan công an
• Hồ sơ y tế ghi nhận thời gian tử vong

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình xin cấp giấy báo tử và các giấy tờ pháp lý khác, hãy liên hệ ngay với Luật Đại Bàng. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang tới những tư vấn khiếu nại hành chính chính xác và giải pháp hiệu quả, dịch vụ trọn gói. Truy cập ngay luatdaibang.net để nhận được những tư vấn hỗ trợ tận tâm, chuyên nghiệp nhé.