Đóng Dấu Treo Là Gì? Quy Định Hiện Hành Về Đóng Dấu Treo

Dấu treo là loại con dấu được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực văn thư. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về dấu treo và cách áp dụng nó. Vậy đóng dấu treo là gì? Những trường hợp nào nên sử dụng loại dấu này?y. Hãy cùng Luật Đại Bàng tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đâ

Đóng dấu treo là gì?

Đóng dấu treo trong văn bản
Đóng dấu treo trong văn bản

Dấu treo là loại con dấu được đóng trên trang đầu, phủ lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc phần tên của phụ lục đính kèm với văn bản, hợp đồng (bản chính).

Việc đóng dấu treo không nhằm mục đích xác nhận giá trị pháp lý của văn bản, mà để xác nhận rằng văn bản được đóng dấu treo là một phần không tách rời của văn bản chính. Qua đó giúp đảm bảo tính chính xác, tránh các hành vi giả mạo hoặc chỉnh sửa không hợp lệ đối với hồ sơ, giấy tờ liên quan.

Dấu treo có thể hiện tính pháp lý không?

Theo khoản 3, Điều 26 Nghị định 110/2024/NĐ-CP, dấu treo được sử dụng trên các phụ lục đính kèm những tài liệu quan trọng trong doanh nghiệp hoặc cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu treo trên trang đầu tiên của văn bản phải tuân thủ quy định về đóng dấu, do người ký văn bản quyết định.

Trong các văn bản hiện nay, tên tổ chức thường được ghi ở góc trái đầu trang đầu tiên. Tuy nhiên, dấu treo không có tính pháp lý độc lập. Thay vào đó, nó chỉ mang ý nghĩa xác nhận mức độ quan trọng hoặc tính chính xác của tài liệu.

Khi nào cần sử dụng dấu treo?

Đóng dấu treo trên tài liệu tránh giả mạo và thay đổi
Đóng dấu treo trên tài liệu tránh giả mạo và thay đổi

Dấu treo không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tài liệu thuộc về bản chính và đảm bảo nội dung không bị giả mạo hoặc thay đổi. Dấu treo thường được sử dụng trong các trường hợp cụ thể sau đây:

Xác nhận tài liệu nội bộ

Dấu treo được đóng lên các tài liệu nội bộ nhằm thông báo sự tồn tại của văn bản đó với các cá nhân hoặc bộ phận liên quan trong tổ chức hoặc công ty. Dấu treo thường được đóng trên các loại tài liệu như thông báo, quyết định nội bộ, mẫu biên bản, hoặc các tài liệu hành chính mang tính chất lưu hành trong tổ chức.

Xác định thẩm quyền và hạn chế giả mạo

Dấu treo thường được đóng ở góc trái của liên đỏ để xác định thẩm quyền của cơ quan phát hành và nội dung tài liệu, đồng thời ngăn chặn việc làm giả giấy tờ.

Đóng dấu xác nhận khi không có ủy quyền

Trong trường hợp không có ủy quyền, dấu treo được sử dụng để ghi rõ mục đích xác nhận vào văn bản. Tăng tính tin cậy và minh bạch cho tài liệu khi lưu hành nội bộ hoặc trong một số trường hợp cần thiết.

Ban hành văn bản và phụ lục

Dấu treo được đóng trong nhiều trường hớp khác nhau
Dấu treo được đóng trong nhiều trường hớp khác nhau

Dấu treo được áp dụng khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục phù hợp với quy định pháp luật. Khi được đóng dấu treo đúng theo quy định của pháp luật, không chỉ có chức năng thông báo mà còn thể hiện sự tôn trọng quy trình và nguyên tắc pháp lý trong hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Sử dụng trong hóa đơn và bảng kê

Hóa đơn đi kèm bảng kê bổ sung trong doanh nghiệp thường cần đóng dấu treo để đảm bảo đúng quy định. Theo luật hiện hành, hóa đơn giao cho khách hàng phải được đóng dấu treo, kèm theo các điều kiện: giấy ủy quyền từ người đứng đầu tổ chức và chữ ký đầy đủ của người bán (bao gồm họ tên, chức năng, địa chỉ).

Đối với hóa đơn bán hàng, dấu treo không bắt buộc phải xin chấp thuận trực tiếp từ người đứng đầu doanh nghiệp mà chỉ cần sự ủy quyền hoặc chữ ký của người chịu trách nhiệm. Bảng kê đính kèm hóa đơn không nhất thiết phải có dấu treo, nhưng việc sử dụng dấu này giúp xác nhận bảng kê là một phần của hóa đơn, tránh sai lệch thông tin.

Dấu treo hiện tại có thể chứng thực được không?

Theo Điều 18 Nghị định số 23/2024/NĐ-CP về sao y bản sao từ sổ gốc, xác thực bản sao từ bản chính, xác thực chữ ký, và chứng nhận hợp đồng, giao dịch, các loại giấy tờ được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản gốc bao gồm:

  • Tài liệu gốc hoặc tài liệu được cấp bởi các cơ quan, tổ chức liên quan.
  • Bản gốc của giấy tờ do cá nhân lập nhưng có dấu xác nhận của các tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Tầm quan trọng của dấu treo trong doanh nghiệp hiện nay

Dấu treo đóng vai trò quan trọng trong văn bản ban hành
Dấu treo đóng vai trò quan trọng trong văn bản ban hành

Dấu treo là một công cụ quan trọng và được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu treo trên văn bản không chỉ mang ý nghĩa xác thực mà còn đảm bảo tính chính xác và thẩm quyền của tài liệu.

Vai trò trong doanh nghiệp

Dấu treo thường được sử dụng trên các văn bản nội bộ, thông báo, nhằm thông báo đến toàn thể nhân viên hoặc các bộ phận liên quan trong cơ quan. Được đóng ở góc trái của liên đỏ hóa đơn, dấu treo khẳng định giá trị thẩm quyền và tính chính xác của thông tin trong các tài liệu xác minh.

Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn

Dấu treo trên văn bản được coi là một phần không thể tách rời của văn bản chính, thể hiện sự xác nhận tài liệu thuộc về tổ chức, doanh nghiệp phát hành. Đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro giả mạo hoặc sai lệch thông tin trong quá trình sử dụng văn bản.

Sự cần thiết trong hoạt động tổ chức

Việc đóng dấu treo hiện nay được xem là một yếu tố bắt buộc khi ban hành các văn bản, quy định, hóa đơn, hoặc tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty, cơ quan, hay tổ chức.

Cách đóng dấu treo đúng quy định

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu, bao gồm dấu treo, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn: Đảm bảo đúng chiều và sử dụng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký: Dấu phải phủ lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Đối với văn bản kèm theo hoặc phụ lục: Dấu treo phải được đóng trên trang đầu, phủ một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
  • Thẩm quyền đóng dấu: Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, hoặc dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Cụ thể, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:

  • Được thực hiện trên trang đầu của văn bản.
  • Dấu phải trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
  • Thông thường, tên cơ quan hoặc tổ chức được trình bày ở phía trái, trên đầu của văn bản hoặc phụ lục, vì vậy dấu treo sẽ được đóng tại vị trí bên trái.

 

Trên đây là toàn bộ thông tin giúp bạn đọc tìm hiểu rõ hơn về khái niệm đóng dấu treo là gì mà Luật Đại Bàng đã tổng hợp và chia sẻ. Nếu có bất kỳ thắc mắc về thủ tục liên quan đến việc sử dụng và đóng dấu treo, quý khách có thể liên hệ  0979923759 để được nhân viên pháp lý và luật sư của chúng tôi hỗ trợ kịp thời. 

 

Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp nhiều dịch vụ về tư vấn Pháp Luật khác với đội ngũ nhân viên, luật sư có kinh nghiệm và trải nghiệm thực tiễn, giúp các hoạt động pháp lý của quý khách trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chiếm được nhiều ưu thế hơn.