Chứng Thực Điện Tử Là Gì? Thủ Tục Xin Công Chứng Điện Tử

Chứng thực điện tử mang đến nhiều tiện ích cho người dân, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tăng hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ giá trị pháp lý của loại văn bản này Hoặc đang gặp khó khăn trong quy trình thực hiện công chứng điện tử. Bài viết hôm nay, Luật Đại Bàng sẽ giúp bạn tìm hiểu chứng thực điện tử là gì, quy trình thủ tục xin cấp văn quản công chứng online như thế nào theo đúng quy định của pháp luật. 

Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử hay còn được gọi là chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được nêu rõ tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP. Theo đó, đây là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao đúng với bản chính. Mọi quy trình, thủ tục được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, đảm bảo sự chính xác – nhanh chóng – hiệu quả. 

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020, thủ tục chứng thực điện tử có giá trị pháp lý tương tự như các hình thức khác. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp cụ thể mà văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý khác nhau: 

• Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc được chứng thực từ bản chính sẽ có giá trị thay thế cho bản chính trong các loại giấy tờ liên quan. 
• Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã thực hiện ký chữ ký đó. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký vào văn bản, giấy tờ. 
• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng minh về thời gian, địa điểm các bên tiến hành ký kết hợp đồng, giao dịch. Thể hiện ý chí tự nguyên, năng lực hành vi dân sự, chữ ký và dấu điểm chỉ của các bên có liên quan. 

Công chứng điện tử được thực hiện ở đâu?

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là thủ tục hành chính được thực hiện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia. Để có thể thực hiện công chứng online, công dân phải có một tài khoản đăng ký chính chủ bằng số Căn cước công dân. 

Tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định cụ thể những cơ quan được pháp thực hiện thủ tục chứng thực, bao gồm:

• Phòng Tư pháp của huyện/quận/thị xã/thành phố có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các loại văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức của Việt Nam/nước ngoài/Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. 
• UBND cấp xã/phường/thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các loại văn bản, giấy tờ do các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tiến hành cấp/chứng nhận. 

Hướng dẫn quy trình, thủ tục xin chứng thực điện tử 

Thủ tục xin chứng thực điện tử của người dân được thực hiện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia với các bước cơ bản sau:

Bước 1: Đăng nhập/đăng ký tài khoản tại Cổng dịch vụ công Quốc gia

Đây là bước quan trọng, giúp bạn thực hiện chứng thực điện tử chính xác, an toàn và bảo mật. Hiện nay, có nhiều website giả mạo Cổng dịch vụ công được lập nên với mục đích lừa đảo, xâm phạm thông tin cá nhân người dùng. Do đó, người dân cần hết sức nâng cao cảnh giác, không truy cập vào các đường link lạ, không rõ nguồn gốc, tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro. 

Cá nhân, tổ chức vào đúng website chính thức của Cổng dịch vụ công Quốc gia là https://dichvucong.gov.vn/. Sau đó, tiến hành đăng nhập/đăng ký tài khoản theo hướng dẫn chi tiết từ hệ thống. Lưu ý: Sử dụng đúng CCCD chính chủ để tạo tài khoản, đảm bảo quyền lợi công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính về sau. 

Bước 2: Chọn thủ tục chứng thực hiện tử và cơ quan, tổ chức thực hiện

Sau khi đã có tài khoản và đăng nhập thành công, bạn vào mục “Dịch vụ công trực tuyến” hiển thị ở ngay trang chủ màn hình và làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn “Dịch vụ công nổi bật” => chọn “Xem tất cả dịch vụ công nổi bật”. 

• Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ để người dân lựa chọn. Bạn click vào mục thủ tục, dịch vụ muốn chứng thực theo nhu cầu cá nhân. 
• Bước 3: Ở bên trái màn hình là phần hướng dẫn cụ thể trình tự chứng thực điện tử. Công dân đọc kỹ để hiểu rõ các quy định đối với thủ tục hành chính này và thực hiện cung cấp thông tin dữ liệu theo đúng yêu cầu. 
• Bước 4: Ở phía bên phải màn hình, bạn chọn Tỉnh/thành phố – địa chỉ cơ quan tư pháp muốn xin chứng thực điện tử. Sau đó, ấn vào ô UBND Phường/xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin, tránh sai sót, click vào ô “Đồng ý”. 

Bước 3: Đặt lịch hẹn

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho phép công dân chọn ngày, giờ hẹn lên lấy chứng thực. Bạn vào mục “Đặt lịch hẹn”, chọn thời gian trả kết quả và ấn vào ô xác nhận. Phần mềm sẽ thông báo thiết lập yêu cầu chứng thực điện tử của công dân thành công và cung cấp mã lịch hẹn. 

Bước 4: Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử

Công dân đến cơ quan chứng thực theo lịch hẹn, mang theo bản chính văn bản, giấy tờ cần chứng thực và nộp lệ phí. Chi phí chứng thực là 2.000 VNĐ/trang, từ trang thứ 3 trở đi là 1.000 VNĐ/trang, tối đa không vượt quá mức 200.000 VNĐ/bản chứng thực. 

Khi cơ quan tư pháp hoàn tất thủ tục sẽ gửi hồ sơ chứng thực vào Kho quản lý dữ liệu điện tử trong tài khoản của người yêu cầu tại Cổng dịch vụ công Quốc gia. Hoặc gửi vào hòm thư điện tử mà công dân đã đăng ký trên phần mềm. Khi nhận được kết quả, cá nhân, cơ quan, tổ chức tải file về để sử dụng trong các giao dịch cần thiết theo quy định của pháp luật. 

Thời gian để cơ quan chứng thực tiếp nhận yêu cầu là ngay trong ngày nếu cá nhân, tổ chức thực hiện gửi yêu cầu chứng thực điện tử trước 15h. Nếu sau 15h thì thời gian tiếp nhận là trong ngày làm việc tiếp theo (trừ Thứ 7, Chủ nhật). 

Đối với những yêu cầu công chứng điện tử từ nhiều bản chính, bản gốc có nhiều trang hoặc văn bản phức tạp, số lượng bản sao nhiều,…Thời gian xử lý có thể kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc. Hoặc kéo dài hơn tuỳ vào thoả thuận của cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực với cơ quan thẩm quyền chịu trách nhiệm. Nếu quá hạn trả kết quả theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian xử lý để công dân được biết. 

Các trường hợp không được chấp nhận chứng thực bản sao từ bản chính

06 trường hợp không được pháp chứng thực điện tử bản sao từ bản chính được nêu rõ tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Bao gồm:

1. Bản gốc đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm bớt các nội dung không hợp lệ. 
2. Bản chính quá cũ nát, hư hỏng nặng, không thể xác định chính xác nội dung thể hiện. 
3. Bản gốc được đóng dấu mật của tổ chức, cơ quan có thẩm quyền hoặc trên văn bản có ghi rõ không được phép sao chụp. 
4. Văn bản muốn chứng thực có nội dung sai trái với luật pháp, vi phạm đạo đức xã hội. Hoặc chứa nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ XHCN Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc. Bên cạnh đấy, những loại văn bản làm ảnh hưởng, xúc phạm đến nhân phẩm, danh dự, uy tín của tổ chức, cơ quan, cá nhân, vi phạm quyền công dân đều không được phép công chứng. 
5. Bản chính do các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng nhận hoặc công chứng nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam. Ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của luật pháp. Chẳng hạn như: giấy tờ tùy thân, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng thực chữ ký của người dịch,… 
6. Giấy tờ, văn bản được lập nên bởi cá nhân nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. 

Luật Đại Bàng đã cung cấp đầy đủ những thông tin và thủ tục liên quan đến chứng thực điện tử. Với những ưu điểm vượt trội so với phương pháp truyền thống, hình thức công chứng trực tuyến đang trở nên phổ biến và được nhiều người dân lựa chọn. Việc nắm rõ cách thức thực hiện, quy định của luật pháp sẽ giúp cá nhân, tổ chức, cơ quan hoàn thiện thủ tục một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả nhất.