Tìm Hiểu Toàn Diện Về Luật Công Chứng Hiện Hành

Công chứng là đóng vai trò bảo đảm tính hợp pháp, tính an toàn và phòng ngừa rủi ro trong các giao dịch dân sự. Từ việc mua bán nhà đất, chuyển nhượng tài sản, lập di chúc đến các hợp đồng thương mại… hầu hết đều cần đến sự can thiệp của công chứng. Cùng Luật Đại Bàng tìm hiểu các quy định có trong Luật Công chứng hiện hành.

Luật Công chứng cơ bản: Photo công chứng được hiểu như thế nào?

Photo công chứng là một trong những khái niệm thường gặp trong các giao dịch pháp lý. Cùng tìm hiểu định nghĩa cơ bản và vai trò của photo công chứng theo quy định của Luật Công chứng để nắm rõ hơn về thủ tục này.

Công chứng là gì?

Công chứng là thủ tục do công chứng viên thực hiện nhằm xác nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự dưới dạng văn bản. Đồng thời, công chứng cũng xác minh tính chính xác và hợp pháp của bản dịch giấy tờ, tài liệu từ tiếng Việt sang ngoại ngữ hoặc ngược lại. Việc này được thực hiện theo quy định của pháp luật hoặc theo nguyện vọng của các bên liên quan.

Theo Luật Công chứng năm 2014, các hợp đồng liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng cho, thế chấp bắt buộc phải được công chứng. Nếu không có công chứng, các hợp đồng này sẽ không có giá trị pháp lý và có thể bị coi là vô hiệu. Ngoài ra, đối với các hợp đồng, giao dịch không bắt buộc công chứng, nhiều doanh nghiệp và cá nhân vẫn chủ động thực hiện thủ tục này. 

Photo công chứng theo Luật Công chứng có nghĩa là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, công chứng chỉ áp dụng đối với các văn bản là hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng bản dịch giữa tiếng nước ngoài và tiếng Việt.

Trong khi đó, thuật ngữ “photo công chứng” không được luật định nghĩa mà chỉ là cách gọi phổ biến trong đời sống. Thuật ngữ này dùng để chỉ việc chứng thực giấy tờ, tài liệu nhằm đảm bảo tính chính xác giữa bản gốc và bản sao photocopy.

Cụ thể, photo công chứng là quá trình công chứng viên xác nhận bản sao trùng khớp với bản chính dựa trên việc đối chiếu trực tiếp. Việc chứng thực này có thể do công chứng viên thực hiện hoặc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp phép theo quy định pháp luật.

Yêu cầu đạo đức hành nghề công chứng hiện nay

Hiện nay, yêu cầu đạo đức hành nghề công chứng tại Việt Nam được quy định trong Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng ban hành kèm theo Quyết định số 148/QĐ-HĐCCVTQ ngày 11/3/2025 của Hội đồng Công chứng viên toàn quốc. Bộ quy tắc này đặt ra các chuẩn mực đạo đức và hành vi ứng xử mà công chứng viên phải tuân thủ trong quá trình hành nghề.

Nguyên tắc đạo đức cơ bản

Công chứng viên cần:

• Trung thành với Tổ quốc, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong xã hội.
• Tuân thủ các quy định của Hiến pháp và pháp luật, đồng thời không vi phạm các chuẩn mực đạo đức xã hội.
• Khách quan, trung thực trong công việc, không phân biệt đối xử với người yêu cầu công chứng.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng và bồi thường thiệt hại do lỗi của mình.
• Tuân thủ các quy định của Hiệp hội công chứng viên và Hội công chứng viên địa phương.

Trách nhiệm nghề nghiệp và ứng xử

Công chứng viên phải:

• Tận tâm với công việc, sử dụng kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp để đảm bảo tính an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch.
• Giải thích rõ ràng cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của hợp đồng, giao dịch.
• Giữ bí mật thông tin trong hồ sơ công chứng, trừ trường hợp pháp luật quy định khác hoặc được sự đồng ý của người yêu cầu công chứng.
• Ứng xử văn minh, lịch sự, giữ gìn uy tín và thanh danh nghề nghiệp.

Những hành vi công chứng viên không được làm

Công chứng viên không được:

• Vu khống, xúc phạm danh dự, nhân phẩm của đồng nghiệp.
• Đòi hỏi lợi ích vật chất từ người tập sự hành nghề công chứng.
• Xúc phạm hoặc làm tổn hại uy tín của tổ chức hành nghề công chứng.
• Hành nghề tại hai tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc bị pháp luật cấm.
• Không gia nhập hoặc không duy trì tư cách hội viên của Hội công chứng viên địa phương nơi đăng ký hành nghề.

Giám sát và xử lý vi phạm

Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên địa phương có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ quy tắc đạo đức của công chứng viên.

• Công chứng viên vi phạm quy tắc đạo đức sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của Hiệp hội và Hội công chứng viên.
• Công chứng viên gương mẫu sẽ được vinh danh, khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét khen thưởng.

Cách phân biệt công chứng và chứng thực

Trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý, người dân thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm công chứng và chứng thực. Tuy nhiên, đây là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau về bản chất, thẩm quyền thực hiện cũng như giá trị pháp lý.

Tiêu chí	Công chứng	Chứng thực
Bản chất và đối tượng áp dụng	Xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của hợp đồng, giao dịch dân sự và tính chính xác của bản dịch theo quy định pháp luật.	Xác nhận bản sao đúng với bản chính do cơ quan nhà nước thực hiện, không xác nhận nội dung hợp đồng.
Người thực hiện	Công chứng viên tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.	Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã hoặc cán bộ được ủy quyền.
Giá trị pháp lý	Văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, được ưu tiên công nhận trong tranh chấp, có thể làm cơ sở thi hành ngay.	Chỉ xác nhận tính chính xác của bản sao, không xác nhận tính hợp pháp của nội dung hợp đồng.
Phạm vi áp dụng	Áp dụng cho hợp đồng, giao dịch lớn, phức tạp, hoặc pháp luật bắt buộc như mua bán, tặng cho, thế chấp bất động sản.	Chủ yếu xác nhận bản sao giấy tờ, văn bản không bắt buộc công chứng.
Chi phí và thời gian	Phí cao hơn, quy trình kiểm tra kỹ lưỡng, thời gian xử lý từ 1-2 ngày, có thể kéo dài với trường hợp phức tạp.	Phí thấp hơn, thủ tục đơn giản, thường được thực hiện nhanh chóng tại cấp xã.

Thủ tục thực hiện theo luật công chứng được tiến hành ra sao?

Để thực hiện thủ tục công chứng thì bạn cần đáp ứng các yêu cầu tại Mục 1, Chương V, từ Điều 40 đến Điều 52 Luật Công chứng. Cụ thể như sau:

Những giấy tờ cần chuẩn bị 

Hồ sơ công chứng cần chuẩn bị đầy đủ một bộ, bao gồm các giấy tờ quy định tại Điều 40 Luật Công chứng:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Đây là mẫu do tổ chức hành nghề công chứng chuẩn bị sẵn. Người yêu cầu công chứng cần điền đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, giấy tờ tùy thân cùng với nội dung yêu cầu công chứng cụ thể.
• Dự thảo hợp đồng (nếu có): Thông thường, dự thảo do công chứng viên soạn dựa trên yêu cầu của người đề nghị công chứng. Ngoài ra, người yêu cầu cũng có thể tự soạn thảo để công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp và phù hợp với đạo đức xã hội.
• Giấy tờ cá nhân: Có thể là Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hợp lệ. Các giấy tờ liên quan đến tình trạng hôn nhân như đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cũng cần được chuẩn bị.
• Giấy tờ về tài sản: Ví dụ như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe và các loại giấy tờ khác có liên quan.
• Các giấy tờ khác tùy theo từng loại hợp đồng, giao dịch cụ thể.

Lưu ý, các giấy tờ nộp có thể là bản in, bản photocopy hoặc bản đánh máy. Tuy nhiên, khi đến công chứng, người yêu cầu phải xuất trình bản chính để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu và xác minh tính chính xác.

Thực hiện theo luật công chứng tại đâu?

Hiện nay, hoạt động công chứng được tổ chức theo hai hình thức chính: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

• Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp. Phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản ngân hàng riêng. Người đứng đầu là Trưởng phòng kiêm công chứng viên, được Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm.
• Văn phòng công chứng được thành lập với ít nhất hai công chứng viên hợp danh. Văn phòng này không có thành viên góp vốn khác. Trưởng Văn phòng, đồng thời là công chứng viên hợp danh, là người đại diện theo pháp luật.

Thời hạn hiệu lực của giấy tờ công chứng theo luật công chứng

Thời hạn thực hiện công chứng theo quy định tại Điều 43 Luật Công chứng không được vượt quá 2 ngày làm việc. Đối với những trường hợp phức tạp, thời gian này có thể được gia hạn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Điểm đáng lưu ý là với các hồ sơ công chứng thừa kế như văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế hay văn bản khai nhận di sản thừa kế, thời gian thực hiện xác minh, giám định và niêm yết thông báo sẽ không được tính vào hạn mức công chứng.

Kết luận

Trong quá trình thực hiện thủ tục công chứng, nếu gặp vướng mắc pháp lý, bạn có thể liên hệ Luật Đại Bàng để được tư vấn pháp luật kịp thời và chính xác. Không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ giải đáp pháp lý, chúng tôi còn cung cấp đa dạng các dịch vụ nhằm đáp ứng toàn diện nhu cầu của khách hàng như:

• Tư vấn pháp lý trong các lĩnh vực dân sự, doanh nghiệp, đất đai, hôn nhân và gia đình
• Đại diện giải quyết tranh chấp, khởi kiện và bảo vệ quyền lợi tại tòa án
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong các hoạt động đầu tư, hợp tác và kinh doanh

Luật Đại Bàng cam kết luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, mang đến giải pháp pháp lý hiệu quả, minh bạch và đúng quy định pháp luật.