Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn: Mẫu Chuẩn, Hướng Dẫn Chi Tiết

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng không phải lúc nào hóa đơn cũng được lập đúng ngay từ đầu. Các vấn đề như: sai thông tin, số tiền, thuế suất thường xảy ra và biên bản điều chỉnh hóa đơn là giải pháp pháp lý để xử lý. Hãy cùng Luật Đại Bàng tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây!

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản được lập để sửa chữa các sai sót trên hóa đơn đã phát hành, chẳng hạn như sai thông tin người mua, mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất,… Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, biên bản này là bắt buộc khi điều chỉnh hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong giao dịch.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn giúp doanh nghiệp khắc phục sai sót. Đồng thời đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên (bên bán và bên mua) trong việc kê khai thuế, hoàn thuế hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến kiểm tra thuế.

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn cần được lập trong các trường hợp sau:

• Sai thông tin trên hóa đơn: Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán hoặc bên mua.
• Sai số tiền hoặc thuế suất: Số tiền ghi trên hóa đơn không đúng hoặc áp dụng sai thuế suất GTGT.
• Sai nội dung hàng hóa/dịch vụ: Mô tả hàng hóa, dịch vụ không chính xác.
• Hóa đơn bị mất hoặc hư hỏng: Cần điều chỉnh để thay thế hóa đơn mới.

Lưu ý: biên bản điều chỉnh hóa đơn bắt buộc phải được cả hai bên (bên bán và bên mua) ký xác nhận để có giá trị pháp lý.

Quy định pháp luật về biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn cần phải tuân thủ theo các quy định pháp luật dưới đây:

• Hình thức: Biên bản phải được lập bằng văn bản (bản giấy hoặc điện tử) và có chữ kỹ của cả hai bên.
• Nội dung bắt buộc: Bao gồm thông tin về hóa đơn gốc, nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh và ngày tháng lập biên bản.
• Thời gian lập: Biên bản cần được lập trước khi nộp báo cáo thuế GTGT của kỳ có liên quan.
• Kèm theo hóa đơn điều chỉnh: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để thay thế hoặc bổ sung cho hóa đơn gốc.

Hướng dẫn các lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hiện hành

Dựa trên Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn lập biên bản đúng chuẩn, tránh sai sót và đảm bảo tính pháp lý.

Bước 1: Kiểm tra và xác minh sai sót

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát kỹ hóa đơn gốc để xác định chính xác lỗi sai. Các lỗi phổ biến bao gồm sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số lượng hàng hóa, đơn giá, thuế suất hoặc tổng số tiền. 

Hãy đối chiếu với hợp đồng, phiếu giao hàng hoặc các chứng từ có liên quan để xác nhận thông tin chính xác. Sau đó ghi chép rõ ràng các nội dung sai lệch để làm cơ sở cho việc điều chỉnh.

Bước 2: Thống nhất giữa hai bên

Liên hệ với bên mua để thông báo về sai sót và thống nhất nội dung điều chỉnh. Cả hai bên cần thỏa thuận về thông tin sửa đổi. Sự đồng thuận này phải được ghi nhận bằng văn bản, có chữ ký xác nhận của cả hai bên để đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này.

Bước 3: Soạn thảo biên bản điều chỉnh

Tiếp theo, biên bản điều chỉnh cần được soạn thảo rõ ràng và đầy đủ các nội dung bắt buộc:

• Tiêu đề: “Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn”.
• Thông tin hóa đơn gốc: Ghi rõ số hóa đơn, ký hiệu và ngày phát hành.
• Thông tin các bên: Bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua.
• Mô tả sai sót: Nêu cụ thể lỗi sai trên biên bản hóa đơn cũ.
• Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ thông tin sửa đổi.
• Ngày lập biên bản: Phải trước thời hạn nộp báo cáo thuế GTGT. Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, chính xác và tránh gây nhầm lẫn.

Bước 4: Ký xác nhận và lưu trữ

Cả bên bán và bên mua cần ký tên, đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Biên bản được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Lưu trữ cẩn thận cùng hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh (nếu có) trong ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Bước 5: Lập hóa đơn điều chỉnh (nếu cần)

Nếu sai sót liên quan đến số tiền hoặc thuế suất, cần lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”. Gửi hóa đơn này cùng biên bản cho bên mua để hoàn tất thủ tục kê khai thuế.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện hành được soạn thảo theo đúng quy định pháp luật tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

 

Lưu ý: Mẫu biên bản trên có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy theo từng trường hợp cụ thể, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Luật Đại Bàng – Chuyên gia cung cấp dịch vụ hỗ trợ biên bản điều chỉnh hóa đơn uy tín

Luật Đại Bàng tự hào là đơn vị tư vấn pháp lý Luật Doanh nghiệp hàng đầu, chuyên hỗ trợ doanh nghiệp về biên bản điều chỉnh hóa đơn và các vấn đề liên quan đến hóa đơn, thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Với hơn 10 năm kinh nghiệm và chuyên môn sâu rộng, chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chuẩn: Tải miễn phí mẫu biên bản được soạn thảo theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo đúng quy định, dễ sử dụng cho mọi doanh nghiệp.
• Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn: Hỗ trợ chi tiết từng bước như xác định sai sót, soạn thảo, ký xác nhận và lưu trữ, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng, tránh rủi ro pháp lý.
• Tư vấn pháp lý về hóa đơn và thuế: Đội ngũ chuyên gia của Luật Đại Bàng tư vấn cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đúng chuẩn, đảm bảo phù hợp với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định mới nhất.
• Hỗ trợ xử lý sai sót hóa đơn: Tư vấn điều chỉnh lỗi sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa, kèm theo hóa đơn điều chỉnh nếu cần.
• Đào tạo doanh nghiệp về quy định hóa đơn: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về lập, quản lý và lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn, giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật.
• Dịch vụ pháp lý toàn diện: Ngoài biên bản điều chỉnh hóa đơn, chúng tôi còn hỗ trợ các vấn đề về kế toán, thuế, hợp đồng và pháp lý doanh nghiệp.

Nếu bạn cần hỗ trợ về biên bản điều chỉnh hóa đơn, hãy liên hệ ngay với Luật Đại Bàng qua hotline: 0979.923.759 hoặc truy cập website chính thức: luatdaibang.net.