Giấy Khai Sinh Công Chứng Có Thời Hạn Bao Lâu? Quy Định

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc quan trọng, gắn liền với mỗi cá nhân từ khi sinh ra cho đến hết cuộc đời. Trong nhiều trường hợp cần làm thủ tục hành chính, học tập, xin việc, vay vốn hay giải quyết quyền lợi bảo hiểm, người dân thường sử dụng bản sao giấy khai sinh công chứng thay cho bản chính để đảm bảo an toàn, tiện lợi. Tuy nhiên, không ít người thắc mắc: giấy khai sinh công chứng có thời hạn bao lâu, giá trị pháp lý thế nào và làm sao để xin cấp trích lục khi cần? Bài viết dưới đây của Luật Đại Bàng sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết những câu hỏi này.

Thời hạn của bản sao giấy khai sinh

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao từ sổ gốc (hay trích lục hộ tịch) không quy định thời hạn sử dụng. Nghĩa là, bản sao giấy khai sinh được cấp từ cơ quan đăng ký hộ tịch có giá trị pháp lý lâu dài, sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, trong thực tế giải quyết hồ sơ, một số cơ quan, tổ chức vẫn có thể yêu cầu bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao công chứng được cấp trong thời gian gần đây (thường từ 3 đến 6 tháng) để đảm bảo thông tin còn chính xác, chưa có thay đổi. Quy định này không phải do pháp luật đặt ra mà xuất phát từ yêu cầu quản lý của từng đơn vị tiếp nhận hồ sơ.

Do đó, có thể khẳng định:

  • Về mặt pháp luật: bản sao giấy khai sinh không có thời hạn.
  • Về thực tế áp dụng: một số cơ quan có thể yêu cầu bản sao mới, bạn nên chuẩn bị hồ sơ cấp lại nếu cần để tránh bị trả về.
Bản sao giấy khai sinh công chứng có giá trị 6 tháng
Bản sao giấy khai sinh công chứng có giá trị 6 tháng

Bản sao giấy khai sinh có giá trị ra sao?

Giấy khai sinh bản sao (dù được cấp trực tiếp từ cơ quan hộ tịch hay bản sao công chứng từ bản chính) đều có giá trị pháp lý nhất định. Cụ thể:

  • Xác nhận thông tin nhân thân: Bản sao giấy khai sinh thể hiện đầy đủ các thông tin gốc về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán, dân tộc, quốc tịch, quan hệ cha mẹ – con.
  • Giá trị thay thế bản chính: Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao có chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính.
  • Sử dụng trong nhiều lĩnh vực: Bản sao giấy khai sinh được dùng khi làm thủ tục nhập học, xin cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân/căn cước công dân, kết hôn, hưởng chế độ bảo hiểm, hoặc các giao dịch dân sự, hành chính khác.

Điểm quan trọng cần lưu ý: bản sao giấy khai sinh chỉ ghi nhận thông tin tại thời điểm được trích lục từ sổ gốc. Nếu thông tin hộ tịch đã được điều chỉnh (ví dụ: thay đổi tên, cải chính ngày sinh), bạn cần xin cấp bản sao mới để đảm bảo thông tin trùng khớp.

Xin cấp trích lục bản sao giấy khai sinh như thế nào?

Trong trường hợp cần bản sao giấy khai sinh mới để nộp hồ sơ, bạn có thể thực hiện thủ tục xin cấp trích lục tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền.

Xin cấp trích lục tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền
Xin cấp trích lục tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền

Cơ quan cấp

Theo Luật Hộ tịch 2014, bản sao giấy khai sinh được cấp bởi:

  • Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây;
  • Hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nếu hồ sơ hộ tịch đã được chuyển về lưu trữ;
  • Ngoài ra, có thể yêu cầu cấp bản sao tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (nếu đã được số hóa).

Thủ tục xin cấp trích lục

Người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ gồm:

  • Tờ khai theo mẫu quy định;
  • Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu);
  • Thông tin về người cần trích lục (họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh nếu có).

Sau khi tiếp nhận, cơ quan hộ tịch sẽ kiểm tra dữ liệu và cấp trích lục bản sao giấy khai sinh trong thời hạn 03 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Lệ phí cấp bản sao

Theo quy định, lệ phí cấp bản sao giấy khai sinh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Thông thường, mức phí dao động từ 5.000 – 8.000 đồng/bản. Một số đối tượng được miễn lệ phí, ví dụ: trẻ em, người thuộc hộ nghèo, gia đình có công với cách mạng.

Như vậy, giấy khai sinh công chứng hoặc bản sao giấy khai sinh không có thời hạn theo quy định của pháp luật. Người dân có thể sử dụng bản sao lâu dài thay cho bản chính trong các thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để tránh vướng mắc khi nộp hồ sơ, bạn nên xin cấp trích lục mới trong vòng 3 – 6 tháng gần nhất nếu cơ quan tiếp nhận có yêu cầu.

Giấy khai sinh công chứng/bản sao giấy khai sinh không có thời hạn theo quy định của pháp luật
Giấy khai sinh công chứng/bản sao giấy khai sinh không có thời hạn theo quy định của pháp luật

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xin cấp bản sao giấy khai sinh, trích lục hộ tịch hoặc vướng mắc về giá trị pháp lý của các loại giấy tờ, hãy liên hệ ngay với Luật Đại Bàng để được hỗ trợ kịp thời. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý hôn nhân gia đình, thủ tục ly hôn,… chúng tôi cam kết mang đến cho bạn giải pháp nhanh chóng, đúng luật và hiệu quả.