Thủ Tục Xin Giấy Phép Tổ Chức Sự Kiện – Quy Trình Chi Tiết

Hiện nay, các hoạt động tổ chức sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, chương trình văn nghệ hay lễ hội ngoài trời đang diễn ra ngày càng thường xuyên và đa dạng. Tuy nhiên, để đăng ký tổ chức một sự kiện hợp pháp và tránh rủi ro bị đình chỉ thì việc xin giấy phép tổ chức sự kiện là một quy định bắt buộc. Luật Đại Bàng sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xin giấy phép để tổ chức sự kiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành, mời bạn xem.

Giấy phép tổ chức chương trình sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là một văn bản pháp lý quan trọng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm cho phép các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân tổ chức các sự kiện cụ thể. Sự kiện có thể bao gồm hội nghị, hội thảo, lễ hội, triển lãm, buổi biểu diễn nghệ thuật, các sự kiện thể thao, sự kiện từ thiện hay bất kỳ hoạt động nào có quy mô lớn và có thể ảnh hưởng đến cộng đồng hoặc môi trường xung quanh.

Cá nhân, tổ chức muốn tổ chức sự kiện bắt buộc phải xin giấy phép
Cá nhân, tổ chức muốn tổ chức sự kiện bắt buộc phải xin giấy phép

Lý do phải xin giấy phép tổ chức sự kiện

Dưới đây là những lý do chính tại sao mỗi tổ chức, cá nhân muốn tổ chức sự kiện đều phải thực hiện thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện.

  • Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Theo quy định của pháp luật Việt Nam hầu hết các sự kiện đều phải xin giấy phép từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi tổ chức. Việc tổ chức sự kiện mà không có giấy phép có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính hoặc yêu cầu ngừng tổ chức sự kiện.
  • Quản lý và kiểm soát sự kiện: Xin giấy phép giúp cơ quan chức năng nắm bắt được thông tin về sự kiện như thời gian, địa điểm, quy mô, nội dung, số lượng người tham dự từ đó có kế hoạch quản lý và hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
  • Bảo vệ quyền lợi của tổ chức và cá nhân: Khi có giấy phép tổ chức hoặc cá nhân tổ chức sự kiện được pháp luật bảo vệ quyền lợi hợp pháp bao gồm quyền sở hữu trí tuệ, quyền lợi tài chính và quyền lợi khác liên quan đến sự kiện.
Xin giấy phép tổ chức sự kiện để đảm bảo tuân thủ pháp luật
Xin giấy phép tổ chức sự kiện để đảm bảo tuân thủ pháp luật

Hướng dẫn chi tiết quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện 

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện theo đúng trình tự pháp luật:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm các tài liệu cơ bản sau:

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện.
  • Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện do đơn vị xin phép đứng tên.
  • Hợp đồng tổ chức sự kiện đã ký với khách hàng (nếu tổ chức sự kiện cho khách hàng).
  • Kịch bản chi tiết nội dung sự kiện bao gồm các hoạt động diễn ra trong suốt chương trình.
  • Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, xác nhận địa điểm tổ chức.

Ngoài các tài liệu trên nếu sự kiện có các chương trình hoặc nội dung đặc biệt, tổ chức cần bổ sung thêm các thông tin, giấy tờ liên quan tùy theo yêu cầu cụ thể của cơ quan cấp phép.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo được phê duyệt cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo được phê duyệt cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp phép

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, đơn vị tổ chức sự kiện có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi qua các hình thức khác như chuyển phát nhanh hay nộp qua Internet. Cách thức nộp hồ sơ sẽ tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng cơ quan cấp phép.

Bước 3: Chờ cơ quan xét duyệt

Sau khi hồ sơ được nộp cơ quan chức năng sẽ tiến hành xem xét và xét duyệt hồ sơ. Thời gian xét duyệt có thể dao động tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện.

Bước 4: Nhận kết quả

Khi hồ sơ được xét duyệt và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ quan cấp phép sẽ cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản lý do không cấp phép và yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung các tài liệu cần thiết.

Cơ quan xét duyệt hồ sơ xin giấy phép để tổ chức sự kiện

Tùy vào loại hình và đặc thù của sự kiện hồ sơ xin cấp giấy phép sẽ được xét duyệt bởi các cơ quan có thẩm quyền sau:

Hồ sơ xin giấy phép để tổ chức sự kiện được xét duyệt bởi nhiều cơ quan
Hồ sơ xin giấy phép để tổ chức sự kiện được xét duyệt bởi nhiều cơ quan
  1. Bộ/Sở Thông tin và Truyền thông: Được phụ trách xét duyệt các sự kiện như họp báo, công bố thông tin, tuyên truyền hoặc các sự kiện có sự tham gia của đơn vị hoặc cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.
  2. Bộ/Ban Chỉ huy Quân sự/Bộ Tư lệnh Công binh/Tổng Cục (Cục) An Ninh: Xét duyệt các sự kiện sử dụng vật thể có tiềm ẩn nguy cơ cao như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa và các sự kiện có sự tham gia của chính phủ.
  3. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Cơ quan này phụ trách cấp phép cho các sự kiện giải trí như ca nhạc, liveshow, lễ khánh thành, khai trương, tiệc thành lập và các sự kiện văn hóa, thể thao, du lịch khác.
  4. Cục Bản quyền tác giả: Được giao nhiệm vụ xét duyệt các sự kiện sử dụng âm nhạc có bản quyền, đảm bảo quyền lợi của nhạc sĩ và các tác giả sáng tác.
  5. Ban quản lý trường học hoặc chủ sở hữu địa điểm: Đối với các sự kiện nhỏ tổ chức tại trường học, hội chợ, hoặc các địa điểm không công cộng cần được sự xét duyệt từ ban quản lý trường học, hiệu trưởng hoặc chủ sở hữu địa điểm.
  6. Cơ quan trật tự an toàn đô thị: Các chương trình tụ tập đông người, gây ảnh hưởng đến giao thông và trật tự công cộng cần được báo cáo và xét duyệt bởi cơ quan trật tự an toàn đô thị để đảm bảo sự kiện không gây rối loạn và giữ gìn an toàn cho cộng đồng.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện là một thủ tục pháp lý bắt buộc và là yếu tố quan trọng đảm bảo tính chuyên nghiệp, an toàn và hợp pháp cho toàn bộ chương trình. Để tránh những sai sót không đáng có, các tổ chức, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình theo quy định pháp luật. Nếu cần hỗ trợ pháp lý khi xin giấy phép trên, hãy liên hệ Luật Đại Bàng để được tư vấn pháp luật ngay!