Văn Phòng Ảo Là Gì? Có Nên Thuê Văn Phòng Ảo? Giải Đáp

Sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo đang ngày càng phổ biến hiện nay tại Việt Nam. Vậy văn phòng ảo là gì? Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được từ mô hình này như thế nào? Để được giải đáp chi tiết nhất, hãy theo dõi ngay nội dung bài viết sau đây của Luật Đại Bàng nhé!

Văn phòng ảo là gì? Lý do văn phòng ảo ra đời

Văn phòng ảo (Virtual office) là loại hình văn phòng mà các công ty/doanh nghiệp không dùng trụ sở vật lý. Điều này khiến cho các đơn vị phần nào tiết kiệm chi phí dùng cho việc thuê, sử dụng, quản lý tòa nhà (ví dụ:lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật, phí điện nước, Internet…).

Trong những năm gần đây nền kinh tế tại nước ta có tốc độ phát triển mạnh mẽ hơn rất nhiều. Kèm theo đó là rất nhiều cá nhân có ý tưởng khởi nghiệp qua hình thức mở công ty. Nhưng, phần lớn các trường hợp đều không đủ điều kiện tài chính để thành lập trụ sở riêng.

Căn cứ theo Điều 42 của Luật doanh nghiệp 2020 thì trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Thông tin đó sẽ được xác định thông qua địa giới hành chính gồm có cả số điện thoại, số fax,… Do đó nếu muốn có chứng nhận đăng ký kinh doanh thì phải có văn phòng hợp lệ.

Văn phòng ảo là địa chỉ cho thuê phù hợp các công ty không có trụ sở
Văn phòng ảo là địa chỉ cho thuê phù hợp các công ty không có trụ sở

Tuy nhiên, không có quy định nào cấm doanh nghiệp đặt trụ sở cùng một nơi. Vì thế, các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã xuất hiện giúp giải quyết vấn đề lập hồ sơ đăng ký kinh doanh. Đây là dịch vụ cho thuê địa chỉ văn phòng và treo biển hiệu để đủ điều kiện pháp lý. Trong khi đó các hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra ở địa điểm khác như nhà ở, chung cư,…

Văn phòng ảo cung cấp dịch vụ như thế nào?

Thực chất đây cũng là một mô hình kinh doanh có đầy đủ chức năng của trụ sở chính gồm có nhân viên, biển hiệu, phòng họp,… Một số dịch vụ khác cũng được cung cấp như làm báo cáo thuế, thực hiện thủ tục hành chính. Về mặt pháp lý đây vẫn là trụ sở chính hợp pháp của doanh nghiệp.

Tuy vậy, văn phòng ảo lại được đăng ký trên giấy chứng nhận của rất nhiều doanh nghiệp. Đồng thời khi sử dụng dịch vụ này sẽ có một số đặc điểm riêng như:

  • Mất phí định kỳ và có thể phát sinh thêm các khoản nếu sử dụng các tiện ích khác.
  • Địa chỉ làm việc, hoạt động không ở cùng nơi đăng ký và có thể chỉ có từ 1 đến 2 thành viên.
  • Cung cấp các dịch vụ có liên quan đến việc duy trì và vận hành.
Phía thuê văn phòng ảo có thể mất thêm một số chi phí phát sinh
Phía thuê văn phòng ảo có thể mất thêm một số chi phí phát sinh

Có nên thuê văn phòng ảo?

Để biết được có nên sử dụng dịch vụ này hay không, các doanh nghiệp cần nắm rõ ưu và nhược điểm của loại hình này. Cụ thể:

Ưu điểm khi thuê văn phòng làm trụ sở đăng ký

Hiện nay, đây là một dịch vụ sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật. Mặc dù không có chỗ làm việc chính thức nhưng khách thuê vẫn được sử dụng địa chỉ tòa nhà cung cấp để làm địa chỉ treo biển. Thậm chí còn được hỗ trợ nhân viên, nhận thư từ, làm công văn,… thay cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, những lợi ích khi lựa chọn thuê văn phòng ảo khác được đánh giá cao như:

  • Giảm thiểu các chi phí liên quan: Tiết kiệm thời gian, chi phí như mua các thiết bị, vận hành quản lý và thuê nhân lực.
  • Tạo ra sự uy tín thông qua hình ảnh: Củng cố hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty từ đó tạo ra cơ hội kinh doanh.
  • Hỗ trợ xử lý các vấn đề có liên quan: Hỗ trợ cho doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh. Thông thường văn phòng cho thuê cũng là một địa chỉ cố định và kể cả khi thay đổi cũng không ảnh hưởng tới phía thuê.

Hạn chế khi thuê văn phòng ảo

Cho dù mang lại nhiều lợi ích nhưng dịch vụ này cũng có một số hạn chế nhất định. Chủ yếu phụ thuộc vào cơ cấu và mô hình của các tổ chức kinh doanh nhưng sẽ phù hợp nhất với các đối tượng như:

  • Những cá nhân, nhóm đang có nhu cầu thành lập doanh nghiệp nhưng hạn chế về kinh phí.
  • Các công ty muốn mở rộng thị trường hay đang có nhu cầu đặt văn phòng đại diện ở khu trung tâm thành phố.
  • Những chuyên viên, nhóm dự án hoạt động ngắn hạn và muốn có nơi làm việc tiện nghi.
  • Các doanh nghiệp ngoài nước đang có nhu cầu thăm dò thị trường trước khi chính thức hoạt động.
Dịch vụ thường phù hợp nhất với một số đối tượng nhất định
Dịch vụ thường phù hợp nhất với một số đối tượng nhất định

Một số kinh nghiệm cần biết khi thuê văn phòng ảo

Muốn đảm bảo không xảy ra rắc rối trong quá trình sử dụng dịch vụ bạn cần bỏ túi ngay những kinh nghiệm sau đây:

  • Chọn nơi uy tín: những địa chỉ tin cậy sẽ mang đến chất lượng và hiệu suất công việc tốt. Vậy nên bạn cần so sánh và cân nhắc các đơn vị uy tín.
  • Thảo luận về điều khoản hợp đồng: đây là bản thỏa thuận đồng ý giữa bên thuê và người cho thuê. Vậy nên cần trao đổi rõ các mục nội dung như chi phí, thời hạn hợp đồng,… để đảm bảo quyền lợi.
  • Kiểm tra kỹ địa chỉ văn phòng ảo: Ngay sau khi nhận được địa chỉ cho thuê việc đến trực tiếp để kiểm tra rất quan trọng để tránh bị lừa đảo.
  • Nắm rõ giá cả của bên cho thuê: Một trong những kinh nghiệm sử dụng dịch vụ chính là tìm hiểu chi phí. Để tiết kiệm tài chính bạn nên so sánh để có những lựa chọn tốt nhất.
  • Tìm hiểu các tiện ích kèm theo của dịch vụ: Tiêu chí cho thuê văn phòng làm địa chỉ kinh doanh cơ bản nhất là nơi đặt biển hiệu, dịch vụ hậu cần, lễ tân,… Vậy nên bạn cần nắm rõ các tiện ích để biết được tiện ích có phù hợp không.
  • Xem thiết bị và không gian văn phòng: Các yếu tố liên quan tới cơ sở vật chất như bàn ghế, máy chiếu, máy in,… cần phải đáp ứng chất lượng. Bởi đây chính là yếu tố tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Những thông tin về văn phòng ảo là gì mà Luật Đại Bàng muốn chia sẻ đến đây là hết. Mong rằng qua bài viết đã giúp bạn đọc giải đáp được thắc mắc của mình và có thêm kinh nghiệm khi sử dụng dịch vụ. Nếu như có bất cứ thắc mắc nào liên quan tới luật chưa nắm rõ hãy liên hệ cho chúng tôi ngay nhé!